Государственный реестр ипотек — это единственная компьютерная база данных, содержащая информацию о передаче недвижимого имущества в ипотеку, уступке прав по ипотечным договорам, передаче, аннулировании, выдаче дубликата залоговой и выдаче новой залоговой.

Регистрация, изменение и изъятие ипотеки в Государственном реестре ипотек, а также другие действия, указанные во Временном порядке государственной регистрации ипотек (утвержденном Постановлением Кабинета Министров Украины №410) осуществляют регистраторы (государственные и частные нотариусы).

Внесение в Государственный реестр ипотек данных о передаче недвижимого имущества в ипотеку осуществляется нотариусом на основании уведомления ипотекодержателя (уполномоченного им лица) или решения суда. Сообщение должно включать в себя информацию об ипотекодателе, описание предмета ипотеки, размер основного обязательства, срок выполнения основного обязательства в полном объеме, а также ссылку на выпуск залоговой или ее отсутствие. Если ипотекодержатель представляет нотариусу не все необходимые документы или не предоставляет документ о плате за внесение записи в Государственный реестр ипотек, нотариус отказывает ему в регистрации ипотеки.

Внесение изменений и дополнительных сведений об ипотеке в Государственный реестр ипотек производится нотариусом на основании уведомления ипотекодержателя или его представителя, в котором указываются дата государственной регистрации сведений, порядковый номер записи, основание внесения сведений (уведомление ипотекодержателя или решение суда) и данные о регистраторе.

После выполнения обеспеченного ипотекой обязательства ипотекодержатель обязан в течение десяти дней предоставить нотариусу письменное уведомление об исключении соответствующей записи из Государственного реестра ипотек. Запись также может быть изъята из реестра из решения суда. Во всех случаях обязательно указание порядкового номера записи. Нотариус производит изъятие записи из реестра в день поступления сообщения от ипотекодержателя или решения суда.