Нотариусы имеют право принимать от граждан и юридических лиц документы на хранение с целью обеспечения их сохранности и целости.
Согласно Закону «О нотариате» и Консульскому уставу Украины принимать документы на хранение имеют право государственные нотариальные конторы, частные нотариусы, а также консульские учреждения.
Принятые на хранение документы могут относиться к важным аспектам жизни физических лиц или деятельности юридических лиц, однако нотариусы не могут принимать на хранение деньги, облигации и другие ценные бумаги, а также секретные документы.
Принимать на хранение деньги, ценные бумаги и принадлежащие гражданам Украины документы имеют право только консульские учреждения (согласно ст. 38 Консульского устава Украины). Процедура принятия документов хранения регламентируется ст. 96-97 Закона Украины "О нотариате". Для принятия документов необходимо их описание, составленное в двух экземплярах.
Обязательными элементами, которые должны содержаться в описании, являются фамилия, имя и отчество владельца документов, его место жительства, наименование документов, сданных на хранение, а также данные о том, на чье имя и кем изданы документы, номера документов, даты их выдачи и срок хранения. Необходимыми элементами описания документов также подпись лица, сдающего документы, подпись нотариуса и печать.
Если сданные на хранение документы имеют внешние изъяны (дряхлость, порванные края и т.п.), нотариус отмечает это в описании, поскольку несет ответственность за сохранность этих документов.
Если документы сдаются на хранение, должным образом упакованы в присутствии нотариуса, а упаковка скреплена подписью лица, сдающего документы на хранение, подписью и печатью нотариуса, считается, что нотариус несет ответственность только за состояние и хранение упаковки, поэтому документы могут быть приняты и без описания.
После принятия документов нотариус выдает лицу, составившему документы, свидетельства, а сами документы, их описание и второй экземпляр свидетельства кладутся в пакет, опечатываются и хранятся в опечатанных сейфах или железных шкафах. В случае утраты свидетельства нотариус выдает принятые хранения документы только по решению суда. В других случаях документы выдаются собственнику или его представителю по требованию при подаче свидетельства и экземпляра описания.
